Zašto se prijavljujemo na programe koji dodjeljuju nepovratna sredstva? Glavni razlog pisanja projekata za nepovratna sredstva i u skladu s tim trošenja vremena za sastavljanje prijavne dokumentacije je novac. Taj novac ne trebamo vraćati, ali da bismo ga uopće dobili potrebno je u projektu imati troškove. U fazi izvođenja projekta pisanje izvješća od izuzetne je važnosti da znamo koji su troškovi opravdani, kako tretirati različite kategorije troškova i kako dokazati te troškove. Obično sadržajni dio posla na projektu obavimo stručno, rezultate projekta postižemo u jednakoj kvaliteti koju smo predvidjeli pri prijavi dokumentacije. To nam ne pomaže ako ne znamo dokazati troškove koje smo imali prilikom izvođenja projekta. Zato moramo poznavati osnovne troškovne kategorije i raspisanu dokumentaciju, općenito radni program pojedinačnog programa koji dodjeljuje nepovratna sredstva te šire financijske regulative koje se bave opravdanim troškovima.

Cijena rada
Bilo gdje prijavljivali projekte za nepovratna sredstva uvijek ćemo prijavljivati samo opravdane troškove. To su troškovi koji su priznati za sufinanciranje. O tome je također ovisno hoćemo li se prijaviti na natječaj ili ne. Koji su onda opravdani troškovi predmet sufinanciranja? Za namjenu nepovratnih sredstva troškovne kategorije stavit ćemo u manje grupe troškova koje nazivamo "prirodne kategorije troškova". Te kategorije dijelimo na troškove osoblja, amortizacije, posredne troškovi i troškove cijena. Svaku ekonomsku kategoriju troška razdijelit ćemo u jednu između tih četiri grupa troškova. Trošak osoblja je kod nekih slučajeva najvažniji trošak svakog projekta. Kao takav predstavlja najviše troškova u istraživačko-razvojnim projektima te također prima najveću pozornost revizora. Zašto je to upravo tako? Zato što izračun jednog sata rada nije tako jednostavan, a dokazivanje tih troškova još manje. Najviše se pak nepravilnosti upravo događa kod troškova osoblja. Potrebno je još jedanput spomenuti da govorimo o troškovnoj cijeni rada, a ne o komercijalnoj cijeni rada, tj. ne o cijeni rada s kojom se prodajemo na tržištu. Izračunavanje troškova jednog sata rada razlikuje se od programa do programa. Razlika je prije svega u tome što je uključeno u trošak i kolika je maksimalna visina jednog sata rada te kolika je maksimalna visina godišnje kvote sati. Da bismo što lakše izračunali trošak jednoga radnog sata, moramo se prvo upoznati s terminom efektivan radni sat. Kada govorimo o efektivnim satima, zapravo govorimo o satima koje pojedinačni zaposlenik provede na radnome mjestu. To znači da je djelatnik stvarno nazočan na radnome mjestu i obavlja poslove primjerene njegovu radnome mjestu, međutim nije nužno da su to sati na određenom projektu.

Efektivni radni sati
Ima li svaki zaposleni jednak broj efektivnih radnih sati? Broj efektivnih radnih sati među pojedinačnim zaposlenicima razlikuje se zbog godišnjeg odmora, bolovanja i moguće druge odsutnosti. Zato ne možemo uzeti jedan fond za sve zaposlene, nego moramo računati za svakoga zaposlenog posebno. Broj efektivnih radnih sati dobijemo tako da prvo izračunamo broj efektivnih radnih dana na godišnjoj razini. To učinimo tako da od svih radnih dana u godini oduzmemo sve subote, nedjelje, praznike i predviđene godišnje odmore, bolovanja i slično. Tako dobivamo broj efektivnih radnih dana.